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A química da transparência

A Rhodia investiu em sistemas de BI e telecom como parte da reestruturação de processos que visa dobrar seu faturamento no Brasil em 5 anos

Por Giedre Moura e Flávia Yuri / ILUSTRAÇÃO ROGÉRIO NUNES

A unidade de química de performance da Rhodia, que em 2004 faturou 250 milhões de dólares, deu início no último ano a uma estratégia ambiciosa: dobrar seu faturamento até 2010, chegando a 500 milhões de dólares. Para colocar em prática esse plano de ação, batizado de Superação, a empresa recorreu a uma ferramenta de Business Intelligence e um novo sistema de telecom. "Para crescer, buscamos transparência em todos os processos e nisso a tecnologia é fundamental, pois uma das bases do projeto é ter um banco de dados único", diz Mario Lindenhayn, vice-presidente da unidade de química de performance da Rhodia. A meta da empresa é identificar a necessidade de produtos e investimentos novos.

A idéia de implementar uma ferramenta de tecnologia para auxiliar o planejamento estratégico surgiu no final de 2004. A pesquisa pela solução mais adequada durou sete meses. A decisão pendeu para a ferramenta de BI da fornecedora Business Objects, que já vinha sendo utilizada em outros setores da Rhodia. Definida a plataforma, a equipe de TI passou a trabalhar com as áreas de negócios. Foram cinco meses de planejamento para mapear as necessidadesde cada unidade. A implantação começou em julho de 2005 e em novembro os primeiros dados começaram a ser extraídos. Para dar mais autonomia aos usuários, ficou definido que o acesso ao sistema seria feito por interface web. Dessa forma, qualquer pessoa pode criar links e alimentar o banco de dados com cronogramas e índices de desempenho. "A qualquer momento, os executivos da Rhodia podem verificar por meio de relatórios o status dos projetos e mandamento e, se necessário, realocar verbas ou redefinir prioridades", diz Ciro Rodrigues, gerente de sistemas de informação da empresa.

Hoje, o sistema de BI está interligado a 120 processos da área de química de performance. Todos com um único repositório de dados, que garante informações precisas para medir os resultados de cada projeto. Antes do BI, os dados eram descentralizados, sem padrão e distribuídos em planilhas Excel, documentos do Word, entre outros arquivos pessoais. A criação de uma base de dados única deu fim aos documentos espalhados pelos micros dos gerentes de projetos e das equipes comerciais.

Alinhamento

"A integração das informações nos permite realizar uma sintonia fina em cada uma das ações, garantindo a correta alocação de recursos humanos, financeiros, de pesquisa e desenvolvimento", afirma Lindenhayn. Atualmente, 90% do trabalho da equipe de TI está finalizado. Cerca de 100 pessoas já foram treinadas e cadastradas para utilizar o software de BI. O plano agora é levar o programa Superação para outras unidades de negócio da Rhodia. A expectativa é capacitar outras 150 pessoas para um trabalho de multiplicadores de conhecimento. "Esse projeto é um exemplo de alinhamento entre a TI e a área de negócios. Os benefícios da ação conjunta dessas áreas podem ser percebidos por todos os usuários das áreas de negócios envolvidas no programa", diz Fernando Birman, CIO da Rhodia.

Lupa nas chamadas

Na área de telecomunicações, que também fica sob o comando da TI, a preocupação com transparência começou antes do projeto Superação. Desde o final de 2003, a empresa vem investindo na modernização do sistema de telefonia e já contabiliza resultados. "Nosso objetivo era identificar os departamentos que usavam mais interurbanos, em quais períodos e em quais dias da semana. Se na conta telefônica aparecesse um interurbano internacional de mais de uma hora de duração, não tínhamos como saber de onde ele tinha partido", diz Aloísio Henrique de Godoy Ordine, gerente de telecomunicações para a América Latina da Rhodia.

A falta de controle dificultava a implantação de uma política de telefonia. O projeto desenhado pela equipe de telecom previa identificar o perfil de cada um dos 2 750 usuários de telefonia das quatro unidades fabris da empresa, localizadas nas cidades paulistas de Santo André, São Bernardo do Campo, Paulínia e Jacareí. Para isso, a empresa recorreu aos sistemas Star (Serviço de Tarifação e Administração com Resultados) e Sumus Servidor para Web, ambos da fornecedora Sumus. Desde 2004, é possível acompanhar de perto os gastos com telefonia de cada uma das unidades fabris da empresa. "Hoje, enviamos para cada gerente de área um descritivo com os gastos divididos por ramal", afirma Ordine. "Só por saber que o acompanhamento começou a ser feito, as pessoas passaram a racionalizar o uso do telefone", diz Ordine. Outro ganho conquistado com o programa foi a agilidade na conferência das contas telefônicas. Antes da implantação do tarifador, três funcionários passavam o mês conferindo as contas de ligações locais, interurbanos nacionais e internacionais de várias operadoras. Hoje, essa checagem é feita instantaneamente. A agilidade na conferência possibilitou à equipe de telecom ajustar de forma precisa os critérios de cobrança de cada operadora. Com isso, a divergência de valores cobrados, que chegava a 10% da conta, caiu para 1%. "Conseguimos identificar quando uma cobrança começa a ser feita indevidamente. Duas coisas que acontecem com freqüência é a operadora começar a cobrar uma ligação nomomento em que se tira o telefone do gancho, antes de a ligação ter sido completada, ou quando o telefone começa a dar pulso de chamada, antes de a ligação ser atendida. A política de uso e os ajustes dessas irregularidades geraram 40% de economia nas contas telefônicas das cinco unidades fabris", afirma Ordine. Nessa conta de custos também entram os ganhos conquistados com a negociação com as companhias telefônicas. Depois de enxergar as necessidades de telecom de toda a empresa, foi promovido um leilão reverso com as operadoras de voz. Foi possível negociar a tarifa para diferentes horários e cidades chamadas. Com isso, a redução de tarifas chegou a 52%. "A economia que conquistamos nos custos gerais de telefonia tornou o investimento na solução irrisório", diz Ordine, que não divulga o investimento, mas afirma que o contrato mensal com a Sumus varia entre 5 e 10 mil reais. O orçamento operacional para tecnologia da informação da Rhodia no Brasil gira em torno de 6 milhões de euros. Estão nos planos de curto prazo da empresa a expansão da política de uso das telecomunicações e a implantação da segunda fase do projeto Américas, denominação interna para a integração dos sistemas de informação da América Latina com o SAP mundial.

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