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9 dicas de como reduzir os custos com gestão de telecom

Saiba quais são as melhores maneiras de pagar menos nas suas contas telefônicas e diminuir o impacto da telefonia nas suas despesas

As contas telefônicas continuam sendo grandes vilãs para muitas empresas e, com todas as tecnologias que temos hoje, não precisa mais ser assim.

Além de medidas simples que você pode adotar para a gestão de telecom, há um grande número de recursos tecnológicos criados única e exclusivamente para minimizar os gastos com telefonia, fazendo com que você pague apenas pelo que é necessário.

Se reduzir os custos com gestão de telecom é um item que está entre as suas metas para o ano, é hora de colocar em prática tudo aquilo que for possível para baratear a sua conta telefônica.

Telefone

Desde campanhas educativas para os seus funcionários até a instalação de centrais telefônicas e softwares que auxiliem a visualizar em tempo real como as coisas estão de desenrolando, há várias ideias que você pode seguir para resolver os seus problemas.

Nesse artigo, listamos nove dicas para você reduzir os custos com gestão de telecom e garantir, de uma vez por todas, que a telefonia deixe de ser um problema para a sua empresa e passe a ser um exemplo de solução em gestão.

1 – Organize seu inventário

Você sabe exatamente quanto aparelhos estão aptos hoje a fazer ligações telefônicas em sua empresa? Se a sua resposta a essa pergunta foi “não”, considere antes de tudo fazer um inventário de todas as linhas fixas e móveis que estão disponíveis em sua empresa.

A ideia é que você possa começar traçando um panorama geral, para posteriormente organizar a casa e entender quanto cada setor gasta com telefonia.

2 – Encontre um plano de telefonia sob medida

Gestão financeira empresarial

Você sabia que a maioria das empresas pagam mais do que deviam em suas contas telefônicas por não saber escolher corretamente o plano mais adequado?

A ideia de ter planos mais caros que, em teoria, trazem mais benefícios acabam não compensando se a bonificação advinda deles não é utilizada pela empresa. O ideal é buscar um plano telefônico sob medida para a sua companhia e evitar os pacotes prontos.

3 – Pague somente aquilo que você deve

Você sabia que é bem provável que os valores da sua conta estejam errados? Isso acontece porque grande parte das faturas telefônicas acabam cobrando os consumidores de forma errada e, sem um software específico ou o apoio de uma empresa de gestão de telecom dificilmente você vai descobrir isso.

Portanto, contratar uma empresa para reduzir os custos de telecom pode representar uma economia significativa no final do mês.

4 – Melhore os processos

Planejamento de gestão de contas

Lembra da nossa primeira dica, quando sugerimos a organização do seu inventário? Agora é hora de entender quem gasta mais e quem gasta menos e porque os maiores gastos ocorrem.

Ao entender as particularidades de cada um dos processos você consegue fazer melhorias pontuais neles, diminuindo os gastos em médio e longo prazo.

5 – Rateie os custos por unidades

A organização e a melhoria de processos trazem ainda outra consequência: a percepção de que alguns setores da empresa estão usando de maneira incorreta os serviços de telefonia.

Isso permite que você possa desativar linhas inativas ou, ainda, remanejar as linhas existentes para setores que possam ser mais produtivas com ela.

6 – Regulamente o uso dos funcionários

Quando não há regras claras e campanhas educativas em uma empresa, o uso de telefonia acaba sendo visto como uma espécie de “benefício” para alguns colaboradores.

Dessa forma, é comum que eles utilizem as linhas telefônicas para ligações pessoais e cujo tempo passe do mínimo tolerável. Somente após a regulamentação do uso é que a situação tende a mudar. A ideia aqui não é punir, mas sim conscientizar com relação ao impacto que as ligações telefônicas têm nos custos de uma empresa.

7 – Utilize centrais telefônicas e softwares de gestão

Aplicativo de gerenciamento financeiro

Entre todas as soluções que você pode adotar para gastar menos com a sua conta de telefone, duas delas estão entre as primordiais e que, provavelmente, trarão os melhores resultados.

Empresas como a Sumus são especializadas na implantação de centrais telefônicas e softwares de gestão de telefonia. Eles permitem que o gestor da rede tenha controle total sobre cada uma das ligações, além de ser possível visualizar o desempenho em tempo real.

8 – Cobilling: custo extra nas contas da empresa

Outro item que muitas vezes é relegado a segundo plano, mas que no final das contas pode impactar de forma significativa nos valores que sua empresa paga é o chamado cobilling.

Isso acontece quando os colaboradores têm celulares de operadores diferentes à da empresa. Na hora de fazer uma ligação para um deles, por exemplo, você acaba gastando mais apenas pelo simples fato de a ligação ser para outra operadora.

Ter chips de todas as operadoras para ligação, por exemplo, ou ainda certificar-se de ligar apenas para números mantidos pela companhia pode diminuir os custos.

9 – Seus funcionários não precisam de celulares caros

Qual é o modelo de celular que a sua empresa fornece para os colaboradores? Em geral, a utilização maior diz respeito a mensagens de textos e ligações, além de um software específico de vez em quando.

Assim, não se faz necessário, de forma alguma, comprar um aparelho que custe, por exemplo, mais do que R$ 1 mil para uso comercial. Certifique de encontrar um celular que ofereça um bom custo-benefício. Não há a necessidade aqui de se investir em aparelhos top de linha para essa finalidade.

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