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Executivo usando telefone corporativo

Saiba quais são os passos para ter uma gestão de telefonia corporativa

Medida pode melhorar consideravelmente a organização da sua empresa

É praticamente impossível ter uma empresa de sucesso se ela não for bem organizada, o que deve ser aplicado em todos os setores, até mesmo nos que nem sempre recebem todo o cuidado de que precisam, como acontece com a gestão de telecom.

Administrar o setor de perto e com cuidado é essencial para que as finanças fiquem controladas e que todos os colaboradores tenham os recursos que precisam para o desempenho de suas funções, além de ser mais simples do que parece.

Vamos entender porque o setor merece tanta atenção e o que pode ser feito para lidar com ele da melhor maneira possível.

Por que a gestão de telecom é tão importante?

Porque ela se coloca como um setor indispensável para todas as companhias, não importa qual seja seu porte ou segmento, e tem influência direta tanto na produtividade e eficiência quanto em seu orçamento.

A empresa pode ter 5 ou 500 colaboradores, é de suma importância que os recursos de telecom estejam disponíveis, principalmente em uma sociedade cada vez mais conectada e que precisa de agilidade para a solução de seus problemas.

Por outro lado, isso não pode resultar em um custo muito elevado, o que pode prejudicar diretamente o orçamento da empresa e, assim, impedir que ela tenha condições de crescer e se desenvolver em um mercado tão competitivo.

A gestão de telecom é um procedimento capaz de trazer resultados positivos já a curto prazo, os quais podem ser mantidos por um longo período de tempo e proporcionar as condições ideais para uma boa saúde financeira.

Isso fica claro no relatório “Telecom Expense Management Market by Solutions (Sourcing Management, Reporting & Business Management, Dispute Management, Usage Management, Invoice Management, and Ordering & Provisioning Management) – Global Forecast to 2019”, feito pela Marketsandmarkets.

De acordo com o documento, o investimento em soluções de gestão de despesas de telecomunicações (Telecom Expense Investment ou TEM) deve aumentar de US$ 1,14 bilhão em 2014 para US$ 3,43 bilhões até 2019, ou seja, um crescimento massivo de 300%.

O número deixa evidente que a ausência de uma gestão bem feita pode se transformar em um dos maiores problemas de telefonia corporativa a curto, médio e longo prazo.

Felizmente, os passos para atingir uma gestão exemplar são simples e podem começar a ser trilhados a partir de hoje.

Como começar a ter uma gestão de telecom eficiente?

Depois de aplicá-los e conhecer os potenciais resultados envolvidos, você entenderá porque as cifras que movimentam a área são tão grandes!

1 – Conhecer a situação atual

O primeiro passo para ter uma boa gestão de telecom é entender como a empresa está atualmente. Quais são as despesas, porque elas representam esse valor, quais são os planos contratados, quantas linhas de telefonia estão disponíveis e assim por diante.

Tome nota de todas essas informações, tanto nas linhas fixas quanto móveis. Um dos erros que as empresas mais cometem com gestão de telefonia móvel é deixar de olhar para elas com tanta atenção, já que seu número hoje em dia é bem maior do que das linhas fixas.

2 – Analisar as possíveis medidas a se tomar

Depois de saber como anda a situação, deve-se pensar nas estratégias que serão adotadas para melhorar os resultados. Aqui, vale a pena fazer um brainstorming com outros colaboradores, gestores e diretores para reunir o máximo possível de ideias.

3 – Escolher as melhores alternativas

Com as possibilidades em mãos, é chegada a hora de decidir o que será realizado, o que pode ser feito mediante uma votação com os envolvidos, já que os pontos positivos e negativos de cada alternativa devem ser debatidos.

Com um maior número de pessoas envolvidas, a gestão de telecom tende a apresentar melhores resultados, além de ser possível deixar que a imparcialidade fale mais alto.

Definam um cronograma de implantação do que foi decidido e busquem cumprí-lo na medida do possível.

A imagem mostra um telefone sem fio na base

4 – Mensurar os resultados

Depois de passado um certo tempo, é chegada a hora de medir os resultados, ou seja, entender se as iniciativas trouxeram bons frutos e qual é o impacto de cada uma delas.

Esse é um momento bastante positivo, já que será possível ver como as coisas funcionaram. Pode ser que algo tenha fugido do planejado, o que faz parte do processo.

5 – Repetir o processo

Por fim, volte para a primeira etapa, analise a situação e coloque todos os outros pontos em ação. A gestão de telecom é um processo que deve ser mantido indeterminadamente e não apenas por um período de tempo definido, já que sempre será possível encontrar pontos de melhoria.

É possível simplificar a gestão de telecom?

Sim. Os passos citados não são tão complicados, mas a participação de profissionais na área pode fazer com que os resultados sejam ainda mais intensos e em um menor período de tempo.

Para isso, vale a pena contratar uma empresa especializada e conhecer seus serviços de telecom, os quais podem ser aplicados individualmente ou em conjunto para melhorar consideravelmente a organização deste setor com um custo-benefício incomparável.

Apenas para elucidar o quão positiva pode ser essa iniciativa, vale a pena falar sobre a análise retroativa de faturas, serviço que visa analisar as faturas de telefonia pagas nos últimos 36 meses e, caso se encontre e comprove alguma irregularidade, os valores devem ser ressarcidos ou abatidos do consumidor.

Cobranças equivocadas podem ocorrer com todas as empresas, o que significa que há grandes chances de que a sua tenha pago por algo que não deveria.

Esse é apenas um dos serviços compreendidos pela gestão de telecom e que podem revolucionar o setor de uma vez por todas.

Mesmo que ainda não tenha sido encontrado algum problema em relação ao setor de telecom, vale a pena contratar tais serviços imediatamente, já que a análise de profissionais e o uso de serviços de alta qualidade podem identificar aquilo que passa despercebido por quem não seja especializado na área.

Por isso, comece a investir em gestão de telecom hoje mesmo e comprove como, em questão de poucas semanas, os números melhorarão consideravelmente e resultarão em uma empresa totalmente organizada neste setor.

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