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Passo a passo para realizar uma auditoria de contas

Saiba como fazer um verdadeiro pente-fino nas suas auditorias de contas e evitar que os gastos sejam maiores do que o necessário

Se você nunca realizou uma auditoria de contas na sua empresa então deveria considerar seriamente essa possibilidade.

Muitas pessoas associam as auditorias a uma espécie de caça às bruxas, onde se busca encontrar o culpado por alguma coisa ou mesmo uma pessoa que está desviando dinheiro de alguma forma.

Fatos como esses podem sim ser encontrados em uma auditoria de contas, mas nem sempre é isso que acontece.

É importante que o empresário e o gestor entendam os processos de auditoria como uma oportunidade de analisar, item a item, para onde está indo o dinheiro gasto pela empresa.

Na maioria dos casos, uma auditoria permite a descoberta, por exemplo, de uma série de gastos supérfluos, que podem ser cortados sem que haja nenhum tipo de prejuízo para a companhia.

Esse pode ser um momento também para a revisão de contratos. Por comodismo, nos acostumamos a negociar sempre com os mesmos fornecedores e, em alguns casos, deixamos de lado a política de praxe de se pedir mais de um orçamento a título de comparação.

Porém, aquele preço que era o mais baixo a um ano atrás não é necessariamente o mais em conta hoje.

  • 1º Passo – Mapeamento de processos

O primeiro ponto a ser considerado antes de uma auditoria é o mapeamento de processos. Você e os auditores precisam entender como é que a empresa funciona, em cada um dos seus detalhes. Como ela está subdivida em setores, as áreas que mais consomem recursos, as necessidades específicas de cada um dos departamentos.

Somente a partir disso é que você poderá determinar a importância no orçamento de cada uma das partes. Essa política é conhecida também como centro de custo, quando um setor específico da companhia é isolado de forma a se compreender quanto ele rende e quanto ele gasta no cômputo geral do balanço financeiro da empresa.

  • 2º Passo – Identificação dos itens

Depois que todos os processos de funcionamento estão claramente descritos, é hora de partir em busca das informações com relação à maneira como o dinheiro está sendo aplicado.

Cada um dos contratos precisa ser checado para que não haja dúvidas. Se houve uma compra, optou-se pelo orçamento mais baixo? Os valores foram pagos com nota fiscal, dentro do que a lei prevê?

Outro ponto a ser observado é qualidade e a quantidade dos itens entregues. É preciso checar se tudo aquilo que foi contratado foi de fato entregue e consumido pela empresa. Além disso, essa pode ser uma oportunidade para verificar se as quantidades compradas são as ideias.

Talvez você possa economizar mais comprando um volume maior por vez ou ainda comprando menos a cada pedido.

  • 3º Passo – Cuidando da Gestão de Telecom

Um item que acaba passando batido por muitas empresas é o setor de telefonia: afinal, se imagina que o valor pago “é esse mesmo” e que não há muito o que fazer. Entretanto, nada poderia ser mais equivocado do que isso.

Existe um grande número de possibilidades que podem fazer com que as suas contas sejam reduzidas até mesmo pela metade.

A solução passa pela implantação de um tarifador telefônico. Um sistema como esse permite que os gestores identifiquem, em tempo real, quais setores ou colaboradores mais utilizam esse tipo de serviço.

Além disso, tendo esse relatório em mãos você pode questionar a sua operadora caso exista alguma cobrança indevida. Prepare-se: na maioria dos casos há. Por isto, é importante saber como reduzir os custos com telefonia.

  • 4º Passo – Renegocie contratos

Assim como você vai identificar gastos que podem ser considerados supérfluos, da mesma maneira você poderá rever valores de contratos com alguns dos seus fornecedores.

É o caso também dos contratos firmados com as operadoras de telefonia. Muitos deles, incluem uma série de itens como seguros ou assinaturas de TV a cabo que, na prática, não são utilizados pelas empresas.

A partir da auditoria e o do uso de um software tarifador telefônico, você saberá exatamente qual é a necessidade que a sua empresa tem. Com isso em mente será a hora de ir a campo e conversar com outras operadoras de forma a encontrar aquela que é capaz de oferecer a melhor proposta para você. Acredite, há muitas oportunidades de flexibilização em planos corporativos de forma que são grandes as chances de que você saia ganhando em relação ao plano que você tem hoje na sua empresa.

  • 5º Passo – Se adapte ao mundo moderno

A auditoria de contas deve ser vista pelos gestores como uma oportunidade de rever uma série de processos. Por conta disso, você deve aproveitar esse momento de transição para rever a forma como certos processos são conduzidos.

Hoje, existem dezenas de ferramentas que automatizam as principais tarefas das áreas contábil e tributária. Assim, se esforce para fazer com que o momento da auditoria coincida com a oportunidade de implantar ferramentas mais modernas ao seu local de trabalho.

Inicialmente elas até podem ter um custo mais alto, mas com o passar do tempo o ganho em termos de produtividade acaba justificando escolhas como essas.

É cada vez maior o número de empresas que adotam a informatização e as ferramentas de automatização como um diferencial competitivo para os seus clientes.

Dessa forma, a auditoria de contas de auxilia a ter mais tempo para se dedicar ao que realmente importa no seu negócio: o bom atendimento aos seus clientes.

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