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Pelo bom gerenciamento nas telecomunicações

Case Studies – FGV

A Sumus, empresa especializada na gestão técnica e financeira dos recursos de telecom das empresas e que oferece as melhores soluções desse mercado, iniciou sua trajetória no segmento de tarifação telefônica. Com mais de 20 anos de história e 86 funcionários, a empresa realiza o desenvolvimento e a gestão de sistemas para controle de ligações, o inventário dos recursos de telecomunicações da empresa, o gerenciamento dessas contas e contratos, a auditoria das faturas entre outros serviços.

A Sumus nasceu da idéia de criar uma empresa de desenvolvimento de softwares (software house) e sistemas para os mais diferentes ramos de atividade, uma vez que as organizações tinham dificuldade para controlar e gerenciar os gastos em telecomunicações. A partir deste cenário, Alejandro Barredo e Cristina Köhler, então estudantes da Escola de Engenharia Mauá (hoje, são diretores da empresa) uniram-se a alguns colegas e desenvolveram o primeiro software de tarifação 100% nacional, criado no sistema operacional DOS.

Ao longo de sua trajetória, a Sumus consolidou parceria com as principais organizações do mercado de telecomunicações, e hoje possui aproximadamente 25 mil sistemas operando em empresas de todos os portes, nas mais diversas áreas e em todo território nacional. A empresa atende as maiores empresas do País, além de clientes de 14 países da América Latina.

Entre os benefícios oferecidos pelas soluções da Sumus estão a auditoria de irregularidades na cobrança das contas telefônicas, negociação de planos com as operadoras para garantir melhores tarifas, controle de ligações particulares, análise dos pontos críticos das despesas e recomendação de ações para redução de custos, análise de viabilidade e planejamento de migração para telefonia IP, redução de custos estruturais com correto dimensionamento do PABX, definição e monitoramento de limites de gastos, seleção dos melhores planos de operadoras de acordo com o perfil e sob medida para cada empresa.

Diferentes corporações que possuem em sua infra-estrutura uma central telefônica ou equipamento IP podem contar com as soluções oferecidas pela Sumus. São produtos e serviços focados no controle e redução dos custos em telecomunicações, fornecendo as informações e realizando uma gestão com resultados.

Para se ter uma idéia da atuação da empresa, das 500 maiores empresas do País, 60% são atendidas pela Sumus, com destaque para os segmentos agrícola, alimentos, bebidas, call center, celulose, comércio varejista e atacadista, comunicações, engenharia, construção, educação, eletroeletrônico, farmacêutica, financeiro, operadoras, terceiro setor, governo, material de construção, mecânica, mineração, petróleo, gás, petroquímica, tecnologia, serviços médicos, transportes, logística, têxtil, veículos e peças.

A Sumus com sua gestão especializada e softwares tarifadores, consegue promover reduções nas tarifas das empresas atendidas entre 16% e 52%.

Sumus TEM+

A Sumus oferece uma solução única em serviços para gestão de recursos de Telecom: é o Sumus TEM+, baseado no conceito TEM (Telecom Expenses Management) de gerenciamento, que organiza e controla a rede de telecomunicações da empresa por meio de melhores práticas. São três serviços sustentados por sistemas exclusivos, que permitem o acesso rápido, simples e organizado às informações.

Esse conceito baseia-se nos seguintes pilares: Tecnologia, Processos, Políticas e Pessoas.

Tecnologia

Uma plataforma de Software para sustentar um completo inventário e controle efetivo dos recursos de Billing, Contas e Contratos, como Circuitos, Linhas, Serviços, Ramais, entre outros;

Processos

Know-how para análise e melhoria de processos na empresa como recebimentos, Aprovações, Pagamentos, Fluxos, Provisionamentos, entre outros;

Políticas

Equipe altamente especializada e que detém a expertise sobre todos os itens citados acima.

Esses pilares pertencem juntos a um mesmo ambiente onde estão interligados e dependem um do outro para o sucesso do trabalho.

A Solução Sumus TEM+ também é baseada no modelo de referência para gerenciamento de processos de TI mais adotado mundialmente, o ITIL™ (Information Technology Infrastructure Library) e conta com uma equipe de profissionais devidamente certificados. Além disso, possuímos há vários anos, a certificação ISO 9001:2000, garantindo assim um padrão de alta qualidade.

A solução completa Sumus TEM+ é modularizada e constituída pelos serviços Sumus Expenses Solution, Sumus Billing Solution e Sumus Consulting, sustentados pelos sistemas Sumus e-Xpenses e Sumus e-Billing, de forma integrada ou independente, que permitem através de seu Portal Web o acesso rápido, simples e organizado às informações por eles gerenciadas.

O Sumus e-Xpenses e o Sumus e-Billing são grandes diferenciais da solução Sumus no mercado mundial de TEM e de onde são extraídos subsídios para tomada de ações focadas na redução de custos de Telecom.

Sumus Expenses Solution

O Sumus Expenses Solution facilita o gerenciamento de todas as contas e contratos de Telecom da empresa. A solução é customizada, desenvolvida após a realização de consultoria e auditoria detalhada. A centralização e importação das informações para o sistema Sumus e-Xpenses permite análises automatizadas. Esta solução também efetua um completo inventário dos recursos da rede de Telecom.

Sumus Billing Solution

O Sumus Billing Solution fornece informações estratégicas, corretas e atualizadas para o gerenciamento técnico e financeiro do sistema de telefonia. As configurações e cadastros são incluídos no sistema Sumus e-Billing, que gerencia os recursos de Telecom que necessitem de controle. A operação e a manutenção diária ficam sob responsabilidade da Sumus, que gera e envia mensalmente relatórios e gráficos aos usuários e gestores. Como grande diferencial, permite controlar ao mesmo tempo informações da telefonia fixa e de telefonia móvel corporativa, no mesmo sistema.

Como grande diferencial, essa solução apresenta a possibilidade de controlar não somente as informações da telefonia fixa, seja ela convencional ou IP, mas também realizar o gerenciamento da telefonia móvel corporativa, importando as faturas enviadas pelas operadoras e integrando no sistema Sumus e-Billing todas essas informações. Com isso todos os controles feitos até então somente em telefonia fixa, poderão ser estendidos ao mundo da telefonia móvel, deixando-os ao alcance de seus responsáveis.

Sumus Consulting

O Sumus Consulting é um serviço que garante consultoria especializada e soluções planejadas de acordo com o perfil de cada empresa. Pode ser contratado de forma avulsa por empresas que utilizam ou não algum modelo de solução Sumus e que desejam o planejamento e execução de um projeto específico. Alguns exemplos de Consultoria e projetos especiais são: Auditoria de Contas para Telefonia Fixa e Telefonia Móvel; Negociação com Operadoras; Análise de ROI para Projetos de Telefonia IP; e Análises e Ações para Redução de Custos.

Auditoria de Contas para Telefonia Fixa e Telefonia Móvel

As análises efetuadas pela Sumus identificam cobranças indevidas, com conseqüentes solicitações de ressarcimento. É um trabalho minucioso, que vai muito além de uma simples análise das contas e fornecimento de um relatório de inconsistências.

A Sumus apóia o cliente do início até a comprovação do ressarcimento, contando até com uma assessoria jurídica, se necessário. Este trabalho pode ser feito em contas retroativas ou nas contas que chegam mensalmente.

Negociação com Operadoras

Com estudos e mapeamentos detalhados, é possível traçar o real perfil de utilização de cada cliente. Confrontando esses dados com o contrato vigente e realizando um rico benchmark entre nossos clientes de mesmo porte e segmento, conseguimos identificar se as tarifas contratadas são as mais adequadas às necessidades da empresa, e assim apontar onde conseguir reduções significativas. Nossa oferta flexível, pode fazer desde o levantamento das informações para que o cliente tome as ações, passando pela elaboração e análise completa de uma RFP, ou até mesmo a execução de um leilão ou negociação com as Operadoras.

Análise de ROI para Projetos de Telefonia IP

Com a diversidade de ofertas do mercado, fica difícil para uma empresa saber onde apostar suas fichas, quando falamos de investimentos em Voip e migração para um cenário baseado em Telefonia IP. Aproveitar ao máximo esse investimento é o segredo para uma migração rentável de tecnologia e a comprovação do ROI é o grande desafio. Através de nossos serviços e ferramentas, analisamos a viabilidade da implantação, calculando e comprovando o real retorno antes mesmo de ocorrer, garantindo uma decisão correta e bem fundamentada.

Análises e Ações para Redução de Custos

De acordo com o mercado, o perfil identificado do cliente e a análise das informações garantidas pelo Sumus Billing Solution, nossa equipe pode efetuar e fornecer um estudo detalhado sobre as melhores práticas e recomendações de ações focadas em redução de custos, verificando também sua adoção e acompanhando seus resultados. Baseia-se nos 3 principais pontos que podem trazer redução para a empresa, que são:

Análise de Melhores Tarifas

Analisa as tarifas atuais contratadas pelo cliente comparando-as com as melhores ofertas do mercado e apontando o percentual possível de redução.

Análise da Utilização dos Usuários

Avalia se os recursos de telefonia estão sendo utilizados de forma correta e produtiva, indicando pontos críticos, melhores práticas, processos e políticas de controle com eficácia comprovada.

Análise de Dimensionamento dos Recursos

Avalia se os recursos utilizados na empresa estão corretamente dimensionados. A análise regular da ocupação e tráfego dos equipamentos, rotas, troncos e dispositivos que completam o ambiente, pode identificar estruturas mal-dimensionadas, com defeitos ou configuradas incorretamente.

Sistemas

Para as empresas que desejam apenas adquirir um software para realizar o gerenciamento e buscam as facilidades do universo web, tecnologia de ponta e alto desempenho, a Sumus disponibiliza o sistema Sumus Servidor for Web – SSW. Entre as vantagens do produto, estão o acesso via web browser aos relatórios e gráficos, foco no usuário e em sua mobilidade, gerenciamento inteligente com processos automatizados e emissão de alarmes, escalabilidade (permite ampliações, de acordo com as necessidades do cliente), recursos interativos (como por exemplo, Controle de Gastos por Limite e Agenda Interativa) e monitoramento inteligente, com envio de notificação por e-mail.

As empresas de grande porte contam com um sistema que permite o controle e o gerenciamento de ligações telefônicas, o Sumus Servidor for Web IP – SSWIP. Possui as mesmas características do Sumus Servidor for Web, mas apresenta como grande diferencial um exclusivo menu de relatórios IP, com informações específicas para as empresas que utilizam essa tecnologia.

Esses dois sistemas são considerados os “carros-chefes” da empresa, embora muitos conheçam um outro sistema que possui grande consolidação no mercado: o Sumus Tarifador for Windows – STW. É um produto recomendado às pequenas e médias empresas, que permite gerenciar o custo de telefonia de uma ou mais centrais, e com qualquer quantidade de ramais, por meio de um único sistema. Isso significa uma gestão econômica de telecomunicações empresariais. Compreende a coleta de todo tipo de ligação enviada pelas centrais telefônicas, incluindo sua tarifação e a geração de relatórios e gráficos a redução de custos.

Serviços de Apoio

Ao fornecer seus produtos, a Sumus se preocupa em auxiliar as empresas na correta utilização dos seus sistemas e, sobretudo, no seu gerenciamento. Para isso, disponibiliza uma série de Serviços de Apoio, que proporcionam ao cliente receber em seu sistema informações corretas e atualizadas para manutenção de seu sistema.

O Contrato de Atendimento Preferencial – CAP tem como sua principal característica a flexibilidade de agrupar diferentes Serviços de Apoio da Sumus de acordo com as necessidades das empresas. Os principais serviços do grupo são o Suporte Telefônico e as visitas técnicas, que garante um atendimento personalizado para tornar mais rápida e adequada a solução das suas dificuldades.

As tarifas e planos, prefixos, localidades e regras do mercado variam constantemente. Por isso, a Sumus oferece o Serviço de Atualização do Sistema – SAS, que permite o acompanhamento das mudanças de legislação e da evolução tecnológica. Com o SAS, a empresa garante que os prefixos, as localidades, as tarifas e os planos das operadoras estejam sempre atualizados no sistema.

O Serviço de Implantação de Sistema – SIS compreende desde a instalação até a configuração do sistema dos cadastros e contratos da empresa. Sua aplicação é ideal para empresas que buscam agilidade e comodidade.

Esse serviço compreende a instalação e configuração do sistema, inserção dos cadastros da empresa e treinamento das pessoas envolvidas, deixando o sistema pronto para utilização. É recomendado para as empresas que desejam rapidamente iniciar o gerenciamento telefônico de forma cômoda e segura.

A Sumus oferece também um serviço que aponta se os processos e operações que garantem o perfeito funcionamento do sistema estão sendo executados de forma correta. Trata-se do Serviço de Operação Assistida – SOA. É um procedimento preventivo e personalizado: por meio de acessos remotos, técnicos especializados verificam estes processos e emitem um relatório com as checagens e recomendações.

Além de todos estes Serviços de Apoio, a Sumus oferece treinamento operacional de capacitação, para que o gerenciamento no sistema telefônico da empresa garanta a máxima economia. No treinamento são apresentados os diversos relatórios, gráficos e funcionalidades e do sistema, mostrando como utilizá-los para trazer resultados positivos para a empresa.

Crescimento contínuo

A Sumus, continuando a trajetória de crescimento traçada nos 20 anos de atuação no mercado brasileiro, fechou o ano de 2007 com um faturamento 32% maior do que o registrado no ano de anterior.

A área de gestão é hoje a grande responsável pela evolução do faturamento da empresa mantendo um crescimento médio de 75% ao ano nesse setor. Outro aspecto relevante é o número de clientes do Serviço de Apoio CAP (Contrato de Atendimento Preferencial), que no período entre 2006 e 2007 ampliou sua carteira em 155%.

A meta para este ano é manter o ritmo de crescimento, com pelo menos 32% para a empresa e 50% na área de gestão. Além disso, a Sumus busca atualizar os serviços prestados aos clientes já atendidos pela empresa, oferecendo novas ferramentas e sistemas ainda mais completos.

Novos clientes

A redução dos gastos com telefonia é um dos grandes desafios enfrentados por empresas dos mais diversos segmentos, portes e perfis. Por isso, cada vez mais clientes contrataram os Serviços de Gestão da Sumus, que podem gerenciar todo o parque de telecom de uma empresa, que passa pela gestão de contas, contratos, auditoria de faturas, até o gerenciamento do billing (tarifação), o que torna completa a possibilidade de gestão dos recursos.

No início deste ano, somente com a chegada de dois novos clientes para seus serviços de gestão, a Sumus incrementou em 3,5 mil o número de usuários monitorados. São eles Goodyear e Cognis Brasil. A empresa, com sua gestão especializada, consegue promover importantes reduções nos custos, que podem chegar a até 50%.

Além dos Serviços de Gestão, muitas empresas buscam melhores resultados com o uso dos softwares para gestão de telefonia oferecidos pela Sumus. Este é o caso da Febraban (Federação Brasileira de Bancos), que adquiriu o SSW (Sumus Servidor for Web) para fazer essa gestão. O INSS também implantou este ano o mesmo sistema, para o gerenciamento de 32 mil usuários espalhados por 97 localidades diferentes.

Outros clientes novos da Sumus são as Construtoras Queiroz Galvão e Norberto Odebrecht e a Kahache Empreendimentos e Participações.

Entre os principais clientes da empresa podem ser destacados nomes como Whirlpool, Carrefour, Souza Cruz, Cadbury Adams, Atacadão, Rhodia, ABN e PanAmericano nos serviços de gestão e Citibank, Riachuelo e grupo Operandi, que utilizam os sistemas Sumus.

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