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Reduza agora os gastos com telefonia móvel na sua empresa

Saiba qual é a importância de usar sistemas e gestão de telecom para diminuir as despesas com telefonia na sua companhia

A era da mobilidade faz com que praticamente todo mundo hoje precise ter um celular. Nas empresas, esse cenário apresenta pontos positivos e negativos.

Saber lidar com todos esses contrapontos é o desafio maior enfrentado pelos gestores, que precisam criar canas de comunicação ágeis e eficientes ao mesmo tempo em que sejam menos onerosos na lista de despesas.

Existem diversas formas de reduzir os gastos com telefonia móvel em uma companhia. Não basta apenas tomar uma medida, é preciso prestar atenção ao conjunto delas de forma a se obter os melhores resultados.

Nesse artigo, vamos listar algumas das ações práticas que você pode fazer para que os gastos decorrentes de serviços como esses sejam os menores possíveis.

1 – Tudo começa no planejamento

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Em se tratando de telefonia móvel, o primeiro ponto a ser observado é quais pessoas dentro da organização estão aptas a receber um aparelho.

A partir da definição do número de usuários é que você pode começar a procurar os melhores planos de telefonia bem como as empresas que possam oferecer eventuais benefícios para a compra de aparelhos.

Aqui, um ponto importante: dificilmente os funcionários da sua empresa vão precisar de celulares potentes.

Se o objetivo é enviar e receber mensagens ou fazer ligações, não é preciso investir mais do que R$ 800 em um smartphone. Nessa faixa de preço há bons aparelhos no mercado, capazes de dar conta tranquilamente no recado.

2 – Crie uma política de uso

A partir do momento em que você entrega um smartphone para alguém, com uma franquia de dados ou de minutos de ligação ativos, é importante que haja um comprometimento da parte de quem recebe a ferramenta de trabalho.

Sim, é importante não tratar a cessão de um celular como um “benefício”, uma vez que na prática ele é algo que deve ser usado estritamente para o trabalho.

Dessa forma, cada pessoa de posse de um aparelho deve se submeter às regras impostas pela empresa, não excedendo os limites de uso no mês de forma a não comprometer a franquia para os demais funcionários.

Obviamente pode haver exceções à regra, mas o ideal é que se evite ao máximo que isso aconteça.

3 – Uso do tarifador telefônico é essencial

tarifador telefônico

Falamos nos dois tópicos anteriores da importância de se ter um controle sobre a maneira como os colaboradores utilizam os serviços de telefonia móvel.

Porém, não é da alçada de sua empresa a necessidade de controlar manualmente gastos como esses. Isso até pode ser feito, é verdade, mas o tempo dedicado a essa tarefa acabaria sendo mais oneroso do que a potencial economia.

Por conta disso é que você deve considerar a adoção de um tarifador telefônico. Trata-se de um sistema que cria uma verdadeira central telefônica em sua empresa, registrando todas as chamadas realizadas.

Dessa forma, você tem acesso em tempo real a um diagnóstico operacional do seu plano e pode, inclusive, confrontar valores cobrados de forma indevida em sua conta telefônica.

4 – Faça uma auditoria nas suas contas

Você sabia que é bem provável que as suas contas telefônicas estejam recheadas de cobranças indevidas e, sem um sistema de gestão de telecom, você nunca vai conseguir descobrir isso? Isso acontece pelo simples fato que as operadoras muitas vezes cobram tarifas indevidas, de acordo com o horário das ligações, e não há um sistema preciso para simples conferência.

Empresas que adotam sistemas gerenciadores tarifários acabam descobrindo posteriormente que muitas vezes os valores cobrados indevidamente podem chegar a quase 30% do valor da conta telefônica.

A central de telefonia permite que você compare os dados coletados pelo sistema com a base da operadora e peça uma reavaliação caso encontre discrepâncias.

5 – Renegocie seus planos de telefonia

Depois de dois ou três meses de uso de um sistema tarifador telefônico, você já será capaz de fazer um diagnóstico completo dos seus gastos. Será possível, por exemplo, apontar individualmente aqueles colaboradores ou setores que são mais onerosos nesse sentido.

Em alguns, você pode rever a necessidade de um plano de telefonia para alguns enquanto pode até mesmo aumentar a franquia de outros.

O ponto principal é que você vai ter um parâmetro para saber se as quantidades que você contratou são mesmo as mais adequadas. Pode ser que você esteja pagando por um serviço que não utiliza, ainda que seja com desconto.

Lembre-se: em se tratando de despesas empresariais, qualquer item não utilizado pelo qual você dispenda um real que seja é um dinheiro que poderia ser economizado.

Portanto, de posse dos seus gráficos de análise, sente com a sua operadora e renegocie os termos do plano de telefonia. Se for o caso, mude de operadora caso outra companhia tenha uma proposta mais vantajosa.

Telefonia não precisa custar caro

O mundo evoluiu bastante e hoje existem diversas alternativas para que a gestão de telecom seja feita da melhor maneira possível.

Em linhas gerais, sempre vale a regra de que quanto mais ferramentas você tiver em suas mãos, maiores serão as chances de você tomar a decisão correta na maior parte das vezes.

Assim, contar com o auxílio de uma empresa especializada para a implantação de sistemas como esses pode ser o melhor caminho para garantir que você sempre estará pagando o preço mais justo pelas suas telecomunicações.

Cada empresa tem as suas peculiaridades e necessidades e a avaliação de uma equipe especializada pode apontar ainda outras soluções, garantindo economia sem que haja perda de qualidade e eficiência nos processos.

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