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Tudo o que você precisa saber sobre o tarifador telefônico

Entenda como ao utilizar um sistema de gestão de telecom você pode perceber uma economia considerável no final do mês

Não há gestor que não olhe para a sua contabilidade e não tenha o desejo de diminuir, de alguma forma, os valores gastos todos os meses para a manutenção da estrutura de uma empresa.

Porém, encontrar o equilíbrio certo entre aquilo que é considerado investimento e o que pode ser visto como supérfluo não é uma tarefa das mais simples.

Um dos itens que invariavelmente recai sobre as pesquisas dos gestores: a conta de telefone. Em muitas companhias ela é a responsável por levar embora boa parte das receitas.

E, caso não haja nenhum tipo de mensuração, é bem provável que sua empresa esteja pagando mais do que deve, seja por conta do mau uso por parte dos funcionários ou ainda por fatores alheios à sua vontade.

Para isso, existe uma solução. Estamos falando do chamado tarifador telefônico, um software, aliado a uma série de outras ações, que pode fazer com que os valores pagos no final do mês sejam reduzidos de forma considerável, fazendo que seus gastos se limitem apenas aquilo que é estritamente necessário para que o negócio continue funcionando.

Redução de custos de forma significativa

Telefone voip

Que tal reduzir os custos da sua conta telefônica em até 40%? Não, isso não é nenhum milagre ou algo impossível.

Números como esses podem ser alcançados mediante a implantação de um sistema de tarifador telefônico, uma espécie de central que registra absolutamente todas as ligações realizadas, permitindo que os gestores possam entender exatamente para onde as tarifas estão indo.

Por meio de softwares especiais, empresas como a Sumus criam toda uma infraestrutura para poder fazer um diagnóstico completo das suas contas. A partir de então, será possível determinar um percentual ou mesmo uma meta de corte para que seja possível reduzir os valores finais que são pagos todos os meses.

Controle online e em tempo real

Gestão financeira

A implantação de um tarifador telefônico também fará com que chegue ao fim as surpresas na conta de telefone no final do mês.

Dessa forma, a qualquer momento que você desejar, será possível ter acesso ao status atual da conta a ser paga no mês seguinte, de forma que em casos de abuso ou quebras de limites ainda seja possível tomar medidas para reduzir as despesas.

Esse sistema permite ainda que o gestor tenha uma visão geral de quais setores da empresa mais demandam o uso de telefonia e, com isso, é possível fazer um melhor rateio dos gastos relacionados.

Você poderá descobrir, por exemplo, que o departamento de compras está usando mais telefone do que deveria e, com isso, poderá sugerir formas alternativas para que a comunicação continue fluindo, mas com menores custos.

Auditorias para reduzir as contas

Outro benefício que os tarifadores telefônicos proporcionam na gestão de telecom é a auditoria e a revisão de contratos. Aqui, estamos diante de dois fatores imprescindíveis para que o custo das suas despesas com telefonia seja reduzido.

E o primeiro deles diz respeito a auditoria das contas telefônicas, um fator que muitas vezes você vai deixar passar despercebido se não tiver as ferramentas certas para fazer as checagens necessárias.

Curiosamente, boa parte dos erros são cometidos pelas próprias operadoras de telefonia.

Praticamente todas elas, na maioria das contas telefônicas, cometem erros no cálculo tarifário, erros esses que muitas vezes são impossíveis de serem percebidos em uma simples conferência. Entretanto, por meio do sistema de um tarifador telefônico, fica fácil comparar os valores e perceber onde estão os possíveis erros.

Revisão de contratos

Organização de contas

O resultado da auditoria, bem como o novo sistema tarifador telefônico, vão permitir ainda outro grande passo em direção à economia com a gestão de telecom. Sabendo exatamente quais são as suas necessidades, você poderá renegociar diretamente com as operadoras os contratos vigentes.

Essa, aliás, é uma das maneiras mais simples de se garantir uma boa economia nas contas telefônicas.

É relativamente comum que as empresas tenham contratados pacotes cujos benefícios compreendidos não são utilizados em sua totalidade.

O que à primeira vista pode parecer um grande desconto ou um benefício, no final das contas pode se tornar uma dívida sem muito sentido, uma vez que a sua companhia pode estar pagando por itens que não utiliza e que, após as medidas para se tornar mais econômica, provavelmente não virá a utilizar.

Incentivo ao bom uso da telefonia

Por fim, o sistema tarifador telefônico permitirá ao gestor ter um panorama completo de tudo aquilo que é gasto em telefonia.

Dessa forma, tendo a consciência de como está o desempenho de cada um dos setores envolvidos, é possível estabelecer campanhas educativas e políticas claras relacionadas ao uso do telefone, de forma que ninguém tenha a desculpa de “não saber” o que significa fazer um mau uso dos equipamentos.

A adoção de um sistema de central telefônica inibe aqueles mais descuidados ou mal-intencionados de fazerem ligações pessoais de forma desmedida. Com o passar do tempo, esse é outro fator que vai colaborar de maneira significativa para a redução final dos valores.

Trata-se de uma mudança de consciência em prol de uma gestão mais profissional e objetiva, que pode render frutos também em outros setores da empresa.

Você verá que o simples fato de manter toda a gestão de telecom sob rédeas curtas pode ser o primeiro passo para que a sua companhia se torne um modelo quando o assunto evitar os desperdícios.

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