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Você faz bom uso do celular corporativo?

Portal HSM

Katia Cecotosti

O abuso no uso dos celulares corporativos tem levado as empresas a monitorarem este benefício. Saiba como isso tem sido feito e quais são os direitos e deveres dos funcionários e da empresa.

A mobilidade no mundo corporativo tem trazido diversas facilidades para os executivos, mas também muita dor de cabeça para a gestão de telecomunicações deste custo para as empresas.

Fazendo uso de Smartphones, Blackberrys, Iphones e da tecnologia 3G, os executivos passaram a ter acesso a vários tipos de serviços pelo seu aparelho corporativo como conferir emails, navegar na web e utilizar aplicativos que até então estavam limitados aos computadores.

O problema é que muitos colaboradores tem utilizado os celulares para fins pessoais, o que tem elevado o aumento no custo com telefonia para as empresas.

homem no celular

Mas como reduzir custos com o celular corporativo

Segundo Luiz Faro, diretor da Vallua Consultoria e Gestão, que atua em empresas que desejam diminuir os custos com Telecom, os valores dos gastos variam muito de acordo com o porte e segmento da empresa, porém, a tendência geral independente disto é de que o gasto com serviços móveis continue sendo a parcela que cresce mais rápido na conta de telefonia das empresas. “Para fazer a gestão destes custos é possível implementar políticas de controle com uma série de medidas restritivas e de incentivo. Porém a empresa não deve olhar apenas as ferramentas que estão sendo utilizadas, mas sim os processos e pessoas”, explica.

Uma das políticas que tem dado certo no mercado, segundo Faro, é o controle por cotas individuais, com limite para minutos de voz, bytes e número de mensagens. “Por ser simples de implantar, esta política, baseada pela coerção, traz para a empresa a vantagem da previsibilidade.

A companhia irá saber quanto terá de gasto no final do mês com telefonia móvel, porém não terá a certeza de que os recursos estão sendo utilizados para fins profissionais”, conta o consultor.

Pelo fato da palavra ‘controle’ sempre gerar ruídos entre os colaboradores e a empresa, o ideal é criar um processo de conscientização profissional misto, reduzindo os conflitos de privacidade e evitando a omissão da empresa. Como este equilíbrio não é simples de ser conseguido, Faro aconselha a trabalhar com campanhas de conscientização que alinhe a cultura da empresa a do funcionário e aponte o impacto do custo para os produtos e serviços. Em paralelo pode-se criar campanhas de incentivo com metas atreladas a premiação e a partir daí gerar uma política forte de redução de custo.

Mas o especialista alerta: “Estamos falando de um ponto que toca na cultura da empresa, portanto é um trabalho em longo prazo que requer paciência e persistência. Além disso, uma política não funciona necessariamente em todas as áreas.

O perfil de comunicação deve ser diferente dependendo dos profissionais. Um executivo de vendas tem custos e necessidades diferenciadas de um profissional de logística, por exemplo. Políticas genéricas nestes casos não são ideais”, reforça.

Para Guilherme Lousada, gerente de Produtos e Marketing da Sumus, empresa especializada em gestão de despesas em Telecom que gerencia pouco mais de 3.200 linhas fixas e 4.200 celulares corporativos, explica que os abusos têm acontecido de forma variada e não apenas com ligações. “Os colaboradores abusam nos acessos wap, no download de jogos e até torpedos. O que muitas empresas têm feito para minimizar os seus custos com celulares é controlar as ligações por meio de sistemas específicos, onde é possível validar a utilização desses serviços e das ligações de forma particular e, se for política da empresa, realizar a cobrança do funcionário de forma automática”, explica.

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Como gerenciar o uso dos celulares corporativos

Normalmente, as empresas costumam criar seus controles de acordo com o perfil de utilização. Em uma indústria de tabaco, por exemplo, atendida pela Sumus, o controle é feito pelo perfil limitado de uso. Como a empresa possui uma equipe grande de vendedores e promotores externos, a gestão de telefonia é feita por restrições na utilização de serviços, que neste caso proíbe as ligações DDD e acessos wap.

Em outras empresas com um perfil de uso voltado aos executivos, como é o caso de uma indústria metalúrgica e outra de inovações tecnológicas, os controles de custos são normalmente feitos sobre a utilização particular (com cobrança ou não – dependendo da política da empresa) e o envio de relatórios mensais para os usuários.

Uso do celular na empresa

Como implantar a redução de custos na sua empresa

De uma maneira ou de outra, as empresas têm buscado se resguardar de custos desnecessários e tentado aculturar esse público. “Habitualmente, quando são identificados abusos dentro das empresas, elas optam por realizar campanhas de conscientização entre os usuários, o que normalmente traz ótimos resultados.

Mas é importante lembrar que a campanha necessita ser feita de forma contínua, e não apenas na implantação do controle ou na entrada de um funcionário. Além disso, os controles necessitam de implantação e execução de forma efetiva, obedecendo à política de uso da empresa, que em último caso representa advertências ou punições”, explica Lousada.

Na própria empresa Sumus, a gestão do custo com celulares passou por campanhas de conscientização, pois os gastos com os celulares corporativos vinham crescendo mês a mês. “Por meio de um trabalho de conscientização e de um estudo de perfil de utilização, foi possível nos últimos seis meses reduzir nossa conta em 35%. Muitos dos abusos acontecem de forma não proposital.

Um exemplo disso é a utilização do celular quando muitas vezes se pode fazer uma ligação interna entre ramais”, alerta Sérgio Ganhito, gerente de Recursos Humanos da Sumus.

É ainda necessário estabelecer um critério para a distribuição dos aparelhos. Definir quais são as pessoas e porque elas terão direito a utilizar este recurso é a parte mais difícil do processo. Retirar o aparelho para realocar o recurso será ainda mais complicado, pois pode ser interpretado como a retirada de um benefício, segundo explica Ganhito.

Porém, com tantos controles, o direito a privacidade passa a ser polêmico tanto para os funcionários quanto para as empresas. De acordo com Mauro Roberto Martins Junior, especialista em Direito de Tecnologia da Informação, a lei determina que a empresa tem o direito de monitorar tanto os celulares corporativos quanto os telefones fixos e demais ferramentas colocadas à disposição dos empregados.

“Uma vez que o uso destas tecnologias deve ser exclusivamente destinado à realização das atividades profissionais, a empresa fica resguardada de qualquer violação a privacidade. No entanto, se a empresa decidir monitorar o uso de telefones fixos ou móveis deve avisar os funcionários previamente.

Do contrário, a empresa além de violar o direito de privacidade do empregado, ainda pode configurar o crime de interceptação telefônica previsto no art. 10 da Lei nº. 9.296/96, cuja pena é de reclusão de dois a quatro anos e multa”, explica o advogado.

A maneira mais correta de se formalizar o monitoramento, segundo Junior, é por meio de um regulamento interno, um código de conduta ou um termo de uso, onde o funcionário deve ser orientado sobre o uso correto da ferramenta, bem como sobre as proibições impostas.

Em relação aos celulares corporativos, a empresa tem o direito de monitorar as ligações pela verificação de números chamados, bem como a escuta, gravação e armazenamento do conteúdo das conversas.

No entanto, a empresa não pode utilizar essas gravações para outros fins que não seja o de controle de uso das ferramentas da empresa postas à disposição do funcionário. Já o funcionário, resta como dever utilizar o celular corporativo estritamente do modo determinado pela empresa e ter o direito de ser avisado previamente sobre o monitoramento do aparelho.

A Sumus possui um sistema completo de sistemas de tarifação para redução de custos com o celular corporativo, desenvolvida para atender diferentes perfis de empresas, com características e recursos específicos para cada necessidade.

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