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Como melhorar o gerenciamento de ativos da sua empresa?

Veja como fazer uma gestão exemplar dos ativos!

Homem sentado trabalhando em escritório com auxílio de tablet, notebook e celular.

O gerenciamento de ativos é um assunto essencial em empresas de todos os portes e segmentos. É ele que permite acompanhar a vida útil de qualquer ativo, ou seja, item físico utilizado pela companhia, geralmente ligado à área de TI.

Porém, ainda que o assunto seja muito comentado, nem sempre é realizado da melhor maneira possível, o que faz com que as empresas possam presenciar sérios problemas em seu dia a dia.

Vamos entender melhor qual é a definição desse termo, além de saber o que pode ser feito para ter uma gestão de ativos controlada e organizada em sua empresa e, assim, colher todos os benefícios resultantes dessa escolha.

O que é o gerenciamento de ativos?

Também conhecido como asset management, é um conjunto de técnicas e práticas que são aplicadas desde a aquisição de algum item pertencente ao patrimônio da empresa até sua utilização e manutenção.

Em outras palavras, pode-se dizer que o gerenciamento de ativos consiste nos processos de controle e organização que são realizados desde que um item é comprado até o momento em que ele deixa de ser utilizado.

No meio empresarial, o termo “ativos” diz respeito a tudo aquilo que pertence à companhia, seja um veículo, um computador, um celular, uma cadeira de escritório ou até mesmo suas ações disponíveis no mercado. Porém, o termo costuma compreender o que diz respeito à área de TI.

O gerenciamento de ativos de TI é importante?

Com toda certeza. Através dele, se torna possível maximizar a vida útil dos ativos e ter total controle sobre eles, de modo a evitar problemas de desorganização.

O estudo “IT Asset Management: It’s All About Process”, feito pela Provance e com algumas estatísticas da Gartner, ajuda a entender como essa área possui uma forte influência nas empresas.

Clientes da Gartner que aplicaram o IT Asset Management (gestão de ativos de TI, ou simplesmente ITAM) reduziram o custo por ativo em até 30% durante o primeiro ano e de 5% a 10% nos cinco próximos anos.

Ao considerar a estatística anterior, é possível perceber que o gerenciamento de ativos é capaz de reduzir o custo por ativo de 55% a 80% dentro de seis anos, números bem positivos.

Já de acordo com o relatório “Solving the Chaotic State of IT Asset Management”, feito pela LANDesk® Data Analytics, 30% das empresas consideram que a gestão de ativos de TI está em um estado caótico, ou seja, sem saber quais ou quantos são seus ativos, bem como onde eles estão.

Essa estatística, por sua vez, já é mais preocupante, já que 3 a cada 10 empresas não possuem um bom gerenciamento de ativos, o que pode fazer com que elas tenham prejuízos financeiros e também funcionais.

Logo, está estatisticamente comprovado que investir em uma gestão de ativos eficiente pode trazer bons resultados à companhia e que a recíproca também é verdadeira.

Executivos trabalhando com o auxílio de tablets e celulares.

Como fazer uma boa gestão de ativos?

Através de uma organização bem planejada, o que pode ser um pouco complicado, principalmente no início, mas com o passar do tempo tende a ocorrer de forma natural. Boas dicas para proceder com o gerenciamento de ativos são as seguintes:

Mapeie seus ativos

Não há como gerenciar os ativos se você não souber quais são eles. Portanto, o primeiro passo deve ser um levantamento minucioso e específico de tudo o que a empresa tem a esse respeito.

Computadores, notebooks, celulares, pen drives, HDs externos e tudo mais da área de TI deve ser mensurado. A partir de então, será possível prosseguir com o gerenciamento de ativos.

Gerencie o ciclo de vida dos dispositivos

Assim como há um grande interesse em reduzir os gastos com telefonia móvel nas empresas, o mesmo deve se aplicar ao gerenciamento do ciclo de vida de cada um dos dispositivos.

Isso é feito de modo a maximizar a vida útil dos aparelhos através de atualizações constantes de software, uso de dispositivos corporativos apenas para esses fins e campanhas de conscientização constantes, entre outras soluções.

Opte pelos serviços de uma empresa de telecom

Há os serviços MAM e MDM das empresas de telecom, que correspondem a, respectivamente, Mobile Asset Management (gerenciamento de ativos móveis) e Mobile Device Management (gerenciamento de dispositivos móveis), e ambos podem ajudar nessa questão.

O Mobile Asset Management tem como finalidade controlar os dispositivos móveis da empresa, de modo a conhecer o seu ciclo de vida e, assim, ter como proceder com a atualização constante do inventário.

O Mobile Device Management, por sua vez, possui a funcionalidade do MAM, acrescido da proteção de informações e dados sensíveis da empresa e monitoramento constante das despesas com telefonia móvel.

No que tange ao gerenciamento de ativos, ambas soluções tendem a apresentar resultados notáveis, muito melhores do que se o processo fosse realizado manualmente.

Relate e compartilhe dados sobre os ativos

As informações sobre os ativos da empresa devem ser do conhecimento dos gestores, diretores e todos os profissionais competentes para tal, e caso sejam centralizadas em uma única pessoa, isso pode resultar em problemas futuros.

Se você é o responsável pelo gerenciamento de ativos, compartilhe os dados com os colaboradores que precisam deles. Caso não seja o responsável, solicite o compartilhamento para tais profissionais, já que quando a equipe pode participar, é possível ter melhores ideias e uma gestão mais assertiva.

Invista na gestão de ativos de TI!

Controlar os ativos é fundamental para companhias de todos os portes e segmentos, já que como o próprio nome deixa claro, eles tratam do inventário e das posses da empresa, o que deve ser analisado de perto.

Por isso, faça o que for possível para que a sua empresa tenha um gerenciamento de ativos de boa qualidade, com a organização e controle merecidos. Assim, todas as áreas serão beneficiadas, da gestão de telecom à tecnologia da informação!

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